Desde hace un par de décadas comenzó la externalización de los servicios de solicitud de visados. Con el paso de los años el concepto de ayudar a los trámites de movilidad internacional está bien establecido y tiene beneficios para las distintas partes interesadas. Un visado es algo que millones de clientes necesitan. Aparte de la eficiencia de estos servicios y de los beneficios que nos aportan en términos de costes, la transformación ha impulsado el comercio y el turismo internacional, generando importantes beneficios económicos y sociales.
Añadir valor aliviando la carga
Externalizar la solicitud de visado es un proceso que alivia rápidamente la carga que suponen las tareas administrativas y no judiciales que antes gestionaban las embajadas y distintas misiones diplomáticas. VFS Global, el mayor especialista mundial en externalización y servicios tecnológicos para gobiernos y misiones diplomáticas. La empresa se encarga de gestionar todo el proceso, desde la aceptación de las solicitudes de visado hasta la devolución del pasaporte a los solicitantes tras la toma de decisiones por parte de la embajada o el consulado. Gracias a la amplia gama de servicios que ofrece la empresa el proceso de los gobiernos clientes se hace eficiente y seguro, ayudando a mejorar la experiencia del solicitante.
«Nuestros servicios principales incluyen la reserva de citas, la comprobación de formularios, la introducción de datos, el cobro de tasas, el registro biométrico, el envío de documentos a la embajada/consulado correspondiente y el envío de documentos por mensajería a los solicitantes de visado una vez tomada la decisión», dijo Chris Dix, Director de Desarrollo de Negocios de VFS Global.
Los solicitantes de visado vieron beneficios, como el aumento de puntos de presentación de visados, que pasaron de ser dos o tres en un país a entre 10 y 20. Los plazos de presentación, muy restringidos antes de la externalización, aumentaron casi 3 veces de media, en función de los horarios comerciales estipulados por el país.
«Nuestros Centros de Solicitud de Visados (VAC), bien situados, espaciosos y cómodos, con todas las comodidades modernas, y la introducción de un sistema de citas han desempeñado un papel fundamental en el proceso de transformación, añadiendo una enorme comodidad a los solicitantes. Antes, los solicitantes tenían que hacer cola -a menudo durante varias horas- antes de la apertura de la oficina de visados de la Embajada o el Consulado para asegurarse de que tenían la oportunidad de presentar su solicitud ese día dentro de unas franjas horarias limitadas», añadió Dix.
En cuanto a los gobiernos clientes, las ventajas proporcionadas por socios como VFS Global fueron la capacidad de aumentar el volumen de tramitación de solicitudes de visado sin necesidad de ocupar mayor espacio en las oficinas o pagar costes adicionales por contratar más empleados. Por ejemplo, VFS Global introdujo soluciones innovadoras como LIDProTM, que se encarga de procesar la solicitud de visados por parte de los gobiernos clientes mediante la evaluación remota de estas, también las soluciones biométricas móviles, que permiten a los gobiernos clientes disponer de puntos temporales de presentación de solicitudes de visado en ciudades más pequeñas que no dispongan de uno a tiempo completo.
VFS Global también fue pionera en VACs compartidos por varios gobiernos clientes que aumentaron los puntos de acceso para la presentación de visados en beneficio de los solicitantes. Desde su creación en 2001, VFS Global ha procesado más de 236 millones de solicitudes de visado y más de 104 millones de inscripciones biométricas desde 2007.
Soluciones inteligentes y seguras para los clientes.
La tecnología ha jugado un papel muy importante a la hora de mejorar la experiencia de los clientes en la solicitud de visados. En VFS Global el antes y después se marcó con la introducción de las capacidades de inscripción biométrica, ya que esto mejoró la seguridad general del proceso de solicitud de visado, esto permitió que el servicio al cliente en todas las áreas requeridas se realizara en el mismo lugar. Con las tecnologías DIY (Do It Yourself) en pleno auge, llevó a la introducción del modo electrónico de visado o servicios eVisa.
«Además de los servicios de mejora de la experiencia del solicitante o del cliente, hemos sido pioneros en algunos servicios personalizados, como nuestro servicio Premium Lounge, que ofrece una experiencia muy cómoda dentro de un Centro de Solicitud de Visados, y Visa At Your Doorstep, un servicio personalizado que permite a los clientes presentar sus solicitudes de visado desde la comodidad, la conveniencia y la seguridad de su hogar u oficina», añadió Dix.
Con las expectativas de los clientes en mente ha pasado a poner en marcha servicios personalizados como la comprobación digital de documentos (DDC) y la presentación digital de solicitudes (DAS). El DDC permite a los clientes verificar documentos de visado antes de acudir a un centro de solicitud del mismo, reduciendo el tiempo de interacción física. El DAS permite a los clientes presentar sus solicitudes con la ayuda del personal de VFS Global a través de un videochat.
Gracias a estos cambios es probable que la gestión de fronteras presente un cambio fundamental. Las tecnologías emergentes como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y el análisis de datos son las principales tecnologías que podrían ayudar a esto. Con empresas privadas como VFS Global en línea con esta transformación, los modelos de negocio de la externalización de visados, pasaportes y servicios consulares y servicios a los ciudadanos seguirán añadiendo valor a toda la cadena en beneficio de todas las partes interesadas.
